E-Mail Archivierung – rechtssicher, revisionsfest & automatisiert

Eine professionelle E-Mail-Archivierung muss mehr leisten als das bloße Speichern von Nachrichten. Entscheidend sind Automatisierung, Integrität der Daten, kontrollierter Zugriff sowie die Einhaltung gesetzlicher und organisatorischer Vorgaben. Moderne Archivierungslösungen sorgen dafür, dass E-Mails vollständig, unverändert und nachvollziehbar archiviert werden – unabhängig vom verwendeten Mailserver oder der Benutzeraktion.

Alle ein- und ausgehenden E-Mails werden automatisch archiviert – ohne manuelles Eingreifen der Benutzer. Die Archivierung erfolgt direkt beim Versand oder Empfang und deckt die gesamte E-Mail-Domäne ab.

Archivierte E-Mails werden im Originalformat gespeichert und können weder verändert noch gelöscht werden. Damit erfüllen sie die Anforderungen an Revisionssicherheit und Beweiskraft.

Der Transport der E-Mails zwischen Mailserver und Archiv erfolgt verschlüsselt. Zusätzlich wird die Archivspeicherung durch moderne Sicherheitsmechanismen vor unbefugtem Zugriff geschützt.

Aufbewahrungszeiträume lassen sich individuell definieren – z. B. zwischen sechs Monaten und mehreren Jahren. So erfüllen Sie gesetzliche Vorgaben und interne Richtlinien gleichermaßen.

Archivierte E-Mails lassen sich über leistungsfähige Suchfunktionen schnell finden – z. B. nach Absender, Empfänger, Betreff, Zeitraum oder Inhalt.

Gelöschte oder verlorene E-Mails können jederzeit aus dem Archiv wiederhergestellt und dem ursprünglichen oder einem anderen Postfach erneut zugestellt werden.

Schaffen Sie Rechtssicherheit, Transparenz und Kontrolle über Ihre E-Mail-Kommunikation. Wir beraten Sie zur passenden Archivierungslösung, übernehmen die Implementierung und sorgen für eine revisionssichere, DSGVO-konforme Umsetzung.

Eine revisionssichere E-Mail Archivierung muss nicht nur gesetzliche Anforderungen erfüllen, sondern auch den Schutz sensibler Daten gewährleisten. Besonders bei Prüfungen durch Finanzbehörden, Wirtschaftsprüfer oder interne Revisionen sind kontrollierter Zugriff, vollständige Nachvollziehbarkeit und klare Rollen- und Berechtigungskonzepte entscheidend.

Moderne Archivierungslösungen vereinen Audit-Funktionen, Datenschutzmechanismen und Benutzerrechte in einem kontrollierten, transparenten System.

Prüfer erhalten einen zeitlich begrenzten Zugriff auf das Archiv, der nur mit Zustimmung eines Administrators aktiviert wird. So bleiben Prüfungen kontrolliert und nachvollziehbar.

Externe Prüfer oder Revisoren erhalten ausschließlich für den Prüfzeitraum Zugriff auf relevante Daten – automatisch deaktiviert nach Abschluss der Prüfung.

Alle Zugriffe, Suchanfragen und Aktionen im Archiv werden revisionssicher protokolliert. Die Audit-Logs sind unveränderbar und jederzeit einsehbar.

Administratoren haben keinen direkten Zugriff auf Inhalte archivierter Benutzer-E-Mails. Damit wird der Schutz personenbezogener Daten konsequent gewährleistet.

Benutzer können private E-Mails markieren, sodass Revisoren lediglich Metadaten (z. B. Betreff) einsehen können – Inhalte bleiben geschützt.

Benutzer können gezielt Stellvertreter definieren, die Zugriff auf ihr Archiv erhalten. Rollenbasierte Rechte sorgen für klare Zuständigkeiten und Compliance.

Eine sichere und zukunftsfähige Microsoft-365-Umgebung endet nicht bei der Basissicherheit. Ergänzende Lösungen wie Backup, Archivierung und Compliance sorgen für hohe Verfügbarkeit, Rechtssicherheit und regulatorische Konformität.

Eine sichere Microsoft-365-Umgebung erfordert mehr als einzelne Maßnahmen. Wir unterstützen Sie bei der Auswahl, Lizenzierung und Umsetzung der passenden Security-, Backup- und Compliance-Lösungen – abgestimmt auf Ihre Anforderungen und regulatorischen Vorgaben.